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#1 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 17.12.2012 21:09

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Hallo zusammen,

Ich hatte im Zuge der letzten Änderung der Forenbahnstandards versprochen, mir Gedanken darüber zu machen, wie wir die zum Betrieb auf der Forenbahn nötigen Lokkarten möglichst schmerzfrei aus unserer Lokliste erzeugen.

Nach einigem Probieren bin ich dann bei der damals schon angedachten Lösung gelandet: Die technischen Daten zu den Triebfahrzeugen liegen in der Excel-Tabelle, die Marcel angefangen hat und die jetzt von Dominik geführt wird. Mit Hilfe der Serienbrieffunktion von Word machen wir daraus Lokkarten im Format 52x85mm, die dann laminiert oder in Schutzhüllen gesteckt werden.

Um die technischen Daten der Triebfahrzeuge zu komplettieren, benötigen wir noch ein paar Informationen und ein Foto des Triebfahrzeuges von den Eigentümern. Schaut Euch bitte die Tabelle an und schickt Dominik (Dominik B) eine E-Mail mit den fehlenden Daten und einem Bild. Die Bilder sollten nicht mehr als 600 Pixel breit und 450 Pixel hoch sein. Der Dateiname der Grafik lautet -.jpg, also beispielsweise wknarf-511.jpg.

Zutaten

Zum Erzeugen der Karten sind neben einem Drucker, der Kartonpapier bedrucken kann, die Programme Excel und Word von Microsoft in einer möglichst aktuellen Version nötig. Ausprobiert habe ich das hier beschriebene Verfahren mit MS Office 2010.

Ich komme mehr aus der LibreOffice-Welt, habe aber diese Aktion genutzt, mal wieder etwas mit Word zu machen. Als nächstes baue ich eine LibreOffice-Lösung, die dann auch die Erzeugung von Frachtzetteln umfasst.

Die Daten zu den Triebfahrzeugen befinden sich in der Datei Lokadressen.xls, die hier zum Download bereit liegt. Die Vorlagen für die Karten sind in den Dateien vorlage-lokkarten-a4.docx für Karten im A4-Format und vorlage-lokkarten-klein.docx für Karten, die auf einem Bondrucker(1) oder einem Fotodrucker(2) ausgegeben werden, zu finden. Für Loks mit mehr als vier Funktionen gibt es eine Vorlage vorlage-lokkarten-a4-beidseitig.docx, bei der die Belegung der Funktionstasten auf der Rückseite steht.

Die Verwendung eines Bondruckers ist z.B. auf einem Treffen praktisch, wenn zusätzliche Lokkarten von neuen Lokomotiven oder Gastfahrzeugen nötig sind. Der Bondrucker eignet sich nebenher auch noch vortrefflich, um damit massenhaft Frachtzettel herzustellen.

Der Fotodrucker erstellt Ausdrucke in der Größe einer Visitenkarte, die abgerundete Ecken haben und mit einer transparenten Schutzschicht versehen sind.

Vorbereitung

Vor dem Erzeugen der Karten lädst Du Dir zunächst die aktuelle Version der Lokliste Lokadressen.xls aus dem Netz auf den heimischen Computer herunter. Word akzeptiert in der aktuellen Version keine Datei im WWW als Datenquelle für Serienbriefe und Etiketten.


Liste der Forenbahn-Triebfahrzeuge

In Word öffnest Du die Datei vorlage-lokkarten-a4.docx bzw vorlage-lokkarten-a4-beidseitig.docx für mehrere Karten pro Blatt im A4-Format oder die Datei vorlage-lokkarten-klein.docx, in der pro Seite eine Karte ausgegeben wird.

Beim Öffnen des Dokuments fragt Word, ob eine Abfrage ausgeführt werden soll. Wenn Du die Vorlagen zum ersten Mal öffnest, erscheint nach dem Klicken auf Ja ein Dateiauswahldialog, in dem Du die vorher herunter geladene Datei Lokadressen.xls auswählst.

Ab dem zweiten Öffnen der Datei erscheint die Abfrage immer noch, dann ist es egal, ob Du auf Ja oder Nein klickst, die Vorlage öffnet sich in jedem Fall.


Beim Öffnen der Datei möchte Word eine Abfrage ausführen

Dann wählst Du im Reiter Sendungen des Menübandes von Word den Befehl Empfänger auswählen->Vorhandene Liste verwenden


Datenquelle für die Karten auswählen

Als Liste nimmst Du die soeben herunter geladene Lokliste Lokadressen.xls.

Word fragt jetzt nach, welche Tabelle aus der Datei es verwenden soll, wähle hier Lokadressen$.


In der Tabelle Lokadressen$ sind die Daten der Triebfahrzeuge abgelegt

Zum Zusammenstellen der Lokkarten wählst Du im Menüband aus dem Reiter Sendungen den Befehl Fertig stellen und zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten. Es erscheint ein Dialog, in dem Du auswählst, ob Du alle Datensätze, den aktuellen Datensatz oder eine bestimmte Auswahl von Datensätzen drucken möchtest.


Einzelne Dokumente bearbeiten


Auswahl der zu druckenden Datensätze

Word öffnet jetzt ein neues Fenster mit einem frischen Dokument, das die erzeugten Lokkarten enthält.

Was noch fehlt, sind die Fotos der Triebfahrzeuge. Damit die Tabelle mit den Daten der Loks nicht zu groß wird, speichern wir die Fotos der Triebfahrzeuge im Netz.

Mit der Tastenkombination Strg+a wählst Du den gesamten Text aus und drückst dann F9. Das veranlasst Word, alle Verknüpfungen zu den Grafiken zu erneuern und die Grafiken aus dem Netz zu laden. Letzteres kann je nach Qualität der Internetanbindung schon ein paar Sekunden dauern.

Fertig. Es gibt jetzt ein neues Dokument, das die kompletten Lokkarten enthält. Dieses Dokument lässt sich wie jede andere Word-Datei speichern und bearbeiten, so dass Du noch eigene Änderungen an den Karten vornehmen kannst.


Fertiges Dokument mit den Lokkarten (hier im Format A4)...


, als Einzelkarten...

Weil es doch einige Soundloks gibt, die deutlich mehr als vier Funktionen haben, ist noch eine neue Vorlage für Lokkarten entstanden: vorlage-lokkarten-a4-beidseitig.docx. Die mit dieser Vorlage erzeugten Karten sind in der Mitte zu falten, die Belegung der Funktionstasten befindet sich dann auf der Rückseite der Karten.


...und beidseitig bedruckt.

Karten ausgeben

Das neue Dokument kannst Du jetzt wie jeden anderen Text drucken. Ich empfehle den Ausdruck auf mindestens 160g/m2 schwerem glänzendem Fotopapier, damit die Karten auch etwas aushalten. Anschließend werden die Karten am besten mit einem Papierschneider zurecht geschnitten. Richtig gut ist es, die Karten anschließend noch zu laminieren, falls ein Laminator zur Hand ist, oder in eine Ausweishülle zu stecken.

Die Einzelkarten aus dem Bondrucker sind natürlich nichts für dauerhaften Gebrauch. Diese Karten müssen zwingend in eine Hülle, damit sie nicht nach zweimaliger Benutzung auf einem Treffen auseinander fallen.


Die fertigen Karten: Oben aus dem Farbdrucker, unten aus dem Fotodrucker (ich weiß, das Bild ist zu dunkel )

Fazit

Im Vergleich zu dem, was etwa der Fremo macht, ist das hier die allerkleinste Lösung, mit der wir aber bis auf Weiteres gut fahren werden.

Fußnoten

(1): Das Programm ist mit einem P-Touch QL570 von Brother getestet, für den es eine Endlosrolle nicht klebendes Papier in 54mm Breite zu kaufen gibt.

(2): Es gibt Fotodrucker, die Ausdrücke in Visitenkartengröße ermöglichen. Das Papier dieser Drucker ist gewöhnlich recht stark, die Ausdrucke verwaschen nicht. Ausprobiert habe ich den Ausdruck mit einem schon etwas betagten Canon Selphy CP730.

Edit 18.12.2012: URL für Lokadressen.xls korrigiert; Word-Dialog zur Select-Anweisung eingefügt.
Edit 28.12.2012: URL zu Lokadressen.xls wieder auf Dominiks Server gelegt
Edit 21.02.2013: Neue Vorlage mit beidseitig bedruckten Lokkarten

Musik dazu:
Two Princes von Spin Doctors

#2 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von GD-87 17.12.2012 21:28

Ok Frank, einstimmig beschlossen
-> DU hast den Job

#3 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Dominik B 17.12.2012 21:33

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Hallo Frank,

ich steig zwar noch nicht ganz 100 % durch, wie das funktioniert, aber das Ergebnis sieht klasse aus. Erinnert mich bisschen an Quartett. Ich schicke dir einfach mal die Bilder und Funktionen meiner Loks, dann kannst du das schon mal einpflegen. Also vielen Dank für deine Arbeit, ich glaube das wird richtig gut.

Gruß

Dominik

#4 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Lernkern 17.12.2012 21:56

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Moin.

Ich weiß nicht, wie du das alles hinbekommst, Frank! Echt klasse, vielen Dank dafür!

Sollten wir damit irgendwann zu einem standardisierten Verfahren zum Erzeugen von Lokkarten etc. kommen, dann sollte man dieses Verfahren m.E. in die Norm aufnehmen.

Grüße

Jörg

#5 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Micha7fkb 17.12.2012 22:44

Hallo Frank,

das hast du gut hinbekommen. Für sowas ist MS-Office geschrieben worden.

Serienbrieffunktionen usw. lernt jeder auf diesen Schulungen "Wie bewerbe ich mich richtig", die bezahlt werden ....
Meine ist schon lange her ....

hab aber andere Sorgen: Überschwemmung in der Garage, Kartons nass, die gußeisernen Ablaufleitung vom Obergeschoß leckt
wieder eine Runde flicken.... im Frühjahr reiß ich die raus und ersetze die durch Plastikrohre (hoffe ich komme dazu :konfus

Grüße
Micha

#6 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von DR-Ost_Fan 17.12.2012 23:50

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So und nun was macht nun so einer wie ich der von Word usw keinen blassen Schimmer hat???

Schon Bilder bearbeiten ist ein riesenproblem.

Gruß mario

#7 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von smoker 17.12.2012 23:54

Und was machen die ohne MS Office.

#8 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 07:00

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Moin Mario,

Zitat
Gepostet von DR-Ost_Fan
So und nun was macht nun so einer wie ich der von Word usw keinen blassen Schimmer hat???

Schon Bilder bearbeiten ist ein riesenproblem.




Alles kein Problem. Schick' mir die Daten für Deine Loks und Fotos -- ich gebe die Daten in die Excel-Datei ein und mache die Fotos passend. Es reicht ja, wenn ein paar Leute die Karten machen.

Viele Grüße,

Frank

#9 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 07:02

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Moin Matze,

Zitat
Gepostet von smoker
Und was machen die ohne MS Office.



Ich darf mich ausnahmsweise einmal selbst zitieren:

Zitat

Ich komme mehr aus der LibreOffice-Welt, habe aber diese Aktion genutzt, mal wieder etwas mit Word zu machen. Als nächstes baue ich eine LibreOffice-Lösung, die dann auch die Erzeugung von Frachtzetteln umfasst.





Viele Grüße,

Frank

#10 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von pikoman 18.12.2012 11:55

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Hi Frank,

ich zitiere Marcel: du hast den Job auf jeden Fall
Das schaut extrem prima aus. Werde dann mal ein paar Fotos machen (nur Lok oder auch die Wagen?) und dir wie zukommen lassen? Mail?

Super Arbeit von dir, wie immer

Gruß
Alex

#11 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 12:12

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Moin Alex,

Zitat
Gepostet von pikoman


ich zitiere Marcel: du hast den Job auf jeden Fall





Zitat

Das schaut extrem prima aus. Werde dann mal ein paar Fotos machen (nur Lok oder auch die Wagen?) und dir wie zukommen lassen? Mail?



Danke für das Lob.

Ich bräuchte Bilder von Deinen Loks (das mit den Wagen hat noch Zeit, da muss ich noch ein wenig basteln) und die Belegung der Funktionstasten, etwa so:



Zwei von Dominiks Loks haben acht Funktionen. Mal schauen, ob das noch auf die Karte passt.

Das Ganze einfach per Mail. Wenn die Fotos schon die richtige Größe haben und Du die auf Deinem Webspace liegen hast, reicht auch ein Link zu den Bildern.

Viele Grüße,

Frank

#12 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von pikoman 18.12.2012 12:28

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Hi Frank,

das bekomme ich hin. Im Moment ist es ja (leider) nur eine Lok, die Zweite ist aber beeits in der Mache. Der Aufwand ist also überschaubar ;-)
Mail folgt.

Gruß
Alex

#13 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Lernkern 18.12.2012 12:40

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Moin Frank,

ich versuche grade mal mir Lokkarten zu machen. Besteht Grund zu der Annahme, dass es mir der aktuell hinterlegten "Lokadressen.xls" nicht geht?

Der Grund für meine Frage:



Viele Grüße

Jörg

#14 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 13:14

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Moin Jörg,

Zitat
Gepostet von Lernkern

ich versuche grade mal mir Lokkarten zu machen. Besteht Grund zu der Annahme, dass es mir der aktuell hinterlegten "Lokadressen.xls" nicht geht?

Der Grund für meine Frage:





Deine Annahme ist richtig. Die korrekte Datei liegt hier.

Man sieht, ich hatte das nicht mehr mit der Datei auf Dominiks Server überprüft... *hüstel*

Viele Grüße,

Frank

#15 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Lernkern 18.12.2012 13:43

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Moin!

Und schon funzt das! Klasse!

Einen Zusatz zu deinen Ausführungen in Post 1 hätte ich noch:

Bei mir erscheint beim Öffnen des Worddokuments gleich eine Frage nach dem Datensatz:



Auch hier gebe ich die "Lokadressen.xls" an, die du verlinkt und ich auf meinem Rechner gespeichert habe. Dann geht's weiter, wie von dir beschrieben.

Evtl. tritt das bei dir nicht auf, weil dein Word den Datensatz schon kennt.

Ich bin der Meinung, dass Lokadressen.xls zentral gepflegt werden sollte. Haben wir da schon ein Verfahren (das ich jetzt wiedermal nicht finde:dumm?

Die Links zu den korrekt skalierten Bildern meiner TW kommen gleich per Mail.

Gruß

Jörg

#16 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 14:39

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Moin Jörg,

Zitat
Gepostet von Lernkern

Und schon funzt das! Klasse!



Fein. Wenn ich die Frachtkarten-Anwendung "fertig" habe, gebe ich sie Dir zum Testen.

Zitat

Einen Zusatz zu deinen Ausführungen in Post 1 hätte ich noch:

Bei mir erscheint beim Öffnen des Worddokuments gleich eine Frage nach dem Datensatz:



Auch hier gebe ich die "Lokadressen.xls" an, die du verlinkt und ich auf meinem Rechner gespeichert habe. Dann geht's weiter, wie von dir beschrieben.

Evtl. tritt das bei dir nicht auf, weil dein Word den Datensatz schon kennt.



Das ergänze ich gleich oben im Text. Sehr interessant: Es ist egal, ob man in diesem Dialog auf Ja oder Nein klickt. Das Dokument öffnet sich und man kann damit arbeiten.

Zitat

Ich bin der Meinung, dass Lokadressen.xls zentral gepflegt werden sollte. Haben wir da schon ein Verfahren (das ich jetzt wiedermal nicht finde:dumm?
(...)



Haben wir. Die Datei liegt auf Dominiks Server (wie in der Forenbahn-Bibliothek verlinkt) und nur er darf daran Änderungen vornehmen. Wir haben das kurzzeitig geändert, weil Dominik vor Chemnitz so viel zu tun hat. Wenn das Treffen vorbei ist, bekommt er die Datei zurück und die Regel ist wieder in Kraft gesetzt.

So ganz ideal ist das natürlich nicht, mir fällt aber im Moment auch keine andere Lösung ein.

Viele Grüße,

Frank

#17 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Lernkern 18.12.2012 14:52

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Moin Frank.

Zitat
Gepostet von wknarf
Wenn ich die Frachtkarten-Anwendung "fertig" habe, gebe ich sie Dir zum Testen.



Klar.

Zitat
Gepostet von wknarf

Zitat
Bei mir erscheint beim Öffnen des Worddokuments gleich eine Frage nach dem Datensatz:



Auch hier gebe ich die "Lokadressen.xls" an, die du verlinkt und ich auf meinem Rechner gespeichert habe. Dann geht's weiter, wie von dir beschrieben.

Evtl. tritt das bei dir nicht auf, weil dein Word den Datensatz schon kennt.



Das ergänze ich gleich oben im Text. Sehr interessant: Es ist egal, ob man in diesem Dialog auf Ja oder Nein klickt. Das Dokument öffnet sich und man kann damit arbeiten.




Achso. Auf "Nein" klicken habe ich gar nicht probiert. Ich muss nur nach diesem Dialog die "Lokadressen.xls" auswählen.
Edit: eine meiner Grundregeln im Umgang mit dem Computer: Immer "Ja" sagen und wenns nicht mehr weiter geht 5 Sekunden auf den "AUS"-Knopf drücken (System Windoofs).

Zitat
Gepostet von wknarf
Haben wir. Die Datei liegt auf Dominiks Server (wie in der Forenbahn-Bibliothek verlinkt) und nur er darf daran Änderungen vornehmen. Wir haben das kurzzeitig geändert, weil Dominik vor Chemnitz so viel zu tun hat. Wenn das Treffen vorbei ist, bekommt er die Datei zurück und die Regel ist wieder in Kraft gesetzt.

So ganz ideal ist das natürlich nicht, mir fällt aber im Moment auch keine andere Lösung ein.



Warum? Ist doch gut so. Ausnahmen bestätigen die Regel.

Grüße

Jörg

So, jetzt ist aber gut mit den langen Zitaten.

[ Editiert von Lernkern am 18.12.12 14:54 ]

#18 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 14:56

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Moin Jörg,

Zitat
Gepostet von Lernkern
(...)
Achso. Auf "Nein" klicken habe ich gar nicht probiert. Ich muss nur nach diesem Dialog die "Lokadressen.xls" auswählen.



Mift. Dann ändere ich das gleich oben in der Beschreibung. Ich habe das zwar auf zwei Rechnern ausprobiert, aber auf beiden war die Vorlage für die Karten schon mit der Tabelle verbunden.

Viele Grüße,

Frank

#19 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von Dominik B 18.12.2012 18:30

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Hallo Frank,

also es scheint zu klappen, nur werden bei mir keine Bilder angezeigt. Aber ist ja auch erst mal egal.

Mit den Funktionstasten ist das so eine Sache. In der Tabelle können ja nur 5 Funktionen angezeigt werden. Das ist in Zeiten von Digital ziemlich wenig. Da müssen wir optimieren. Wie man eine Zeile gewinnt ist mir schon mal klar. Anstelle von "Ausschalten Anfahr-/Bremsverzögerung" schreibt man einfach "ABV aus". Ich glaube dieser Begriff ist jedem klar.

Ansonsten: Kann man auch ohne größere Probleme die Rückseite bedrucken? Dann könnten die Funktionen dort aufgelistet werden.

Gruß

Dominik

#20 RE: Lokkarten mit MS Word und Excel von wknarf 18.12.2012 20:01

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Hallo Dominik,

Zitat
Gepostet von Dominik B

also es scheint zu klappen, nur werden bei mir keine Bilder angezeigt. Aber ist ja auch erst mal egal.



Hast Du in der fertigen Datei den ganzen Text mit Strg+a ausgewählt und dann F9 gedrückt? Dann sollten die Bilder eigentlich da sein.

Zitat

Mit den Funktionstasten ist das so eine Sache. In der Tabelle können ja nur 5 Funktionen angezeigt werden. Das ist in Zeiten von Digital ziemlich wenig. Da müssen wir optimieren. Wie man eine Zeile gewinnt ist mir schon mal klar. Anstelle von "Ausschalten Anfahr-/Bremsverzögerung" schreibt man einfach "ABV aus". Ich glaube dieser Begriff ist jedem klar.

Ansonsten: Kann man auch ohne größere Probleme die Rückseite bedrucken? Dann könnten die Funktionen dort aufgelistet werden.



Ich könnte die Vorlage so umbauen, dass man die Karte einmal quer falten muss. Auf der Rückseite wäre dann noch mehr Platz. Das ist aber gar nicht nötig: In der Datei mit den fertigen Karten kannst Du die Höhe der Tabellenzellen noch ändern:



So passen alle Informationen auf die Vorderseite der Karte. Und ich denke, mit sieben bis acht Funktionen sind wir schon ganz gut bedient. Wenn man den Text Funktionstasten in den fertigen Karten löscht, gewinnt man eine weitere Zeile Platz.

Viele Grüße,

Frank

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